Tratamiento de la información

I. Responsable

• CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP identificada con NIT. 830.094.833-2
• Domicilio: Bogotá D.C.
• Dirección: Carrera 13A No. 98-21 Of.504
• Teléfono: (57) (1) 390 40 30
• Página web: www.caudalesdecolombia.com.co
• Correo electrónico: hduran@caudalesdecolombia.com.co
• Horario de atención al usuario: 7:30 am a 5:00 pm

II. Objetivo

El presente documento tiene como objeto formalizar las políticas de tratamiento de la información de los datos personales de todos nuestros clientes y relacionados comerciales, garantizando el derecho que tienen para conocer, actualizar y rectificar la información que repose en las Bases de Datos o archivos de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP.

III. Alcance

Esta política de tratamiento de la información, aplica a todos los funcionarios en todos los niveles de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP, a los socios comerciales y/o proveedores de servicios con los que CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP establezca alguna relación comercial. Aplica a todas las Bases de datos y archivos de información personal que estén en poder de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP y se encuentren dentro del marco contextual de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

IV. Definiciones

Las definiciones establecidas en la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013.

• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
• Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento;
• Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

V. Tratamiento De La Información Personal

Además del tratamiento de la información establecido en la Política de Privacidad de la información, la cual se encuentra publicada en www.caudalesdecolombia.com.co, se establecen los siguientes ítems de tratamiento de la información personal:

1. Procesamiento y administración del cumplimiento de sus obligaciones como cliente o relacionado comercial de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP.
2. Ofrecer a través de medios propios o conjuntamente con terceros, Información de nuevos servicios y/o beneficios.
3. Información adicional que beneficie la operación y/o prestación de nuestros servicios en caso de inconvenientes o fallas.
4. Cumplir con la notificación de información de su interés cuando lo haya solicitado.
5. Estudiar y almacenar información asociada a solicitudes de alguno de nuestros servicios que como futuro cliente debemos conocer para la establecer la relación comercial.
6. Atender solicitudes, quejas o reclamos que cómo clientes de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP tiene derecho a presentar.
7. El envío de comunicaciones relacionadas con las actividades comerciales de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP, noticias e información útil referente a servicios, productos, ofertas, novedades, invitaciones a eventos, ofertas de empleo, propaganda, publicidad y/o encuestas sobre nuestros servicios y los de nuestros socios comerciales.
8. Manipulación de los datos de uso de nuestros servicios con fines estadísticos, mercadeo o análisis relacional de información.
9. Manipulación de los datos para fines de investigación, innovación y desarrollo de nuevos servicios y/o productos.
10. Realizar contactos para informar sobre el proceso de cobranza de las obligaciones propias o administradas.
11. Actualización de los datos a través de diferentes actividades como lo son la consulta en bases de datos públicas y referenciación de terceras personas.
12. Dar cumplimiento a las obligaciones legales de información a los entes administrativos, así como autoridades judiciales competentes que así lo requieran.
13. Compartirla con terceros que colaboran con la entidad y que para el cumplimiento de sus funciones deben acceder en alguna medida a la información, tales como, proveedores del servicio de mensajería, proveedores del servicio de facturación, entidades a nombre de las cuales se realiza la administración de las bases de datos y se realizan gestiones de cobranza, profesionales de diversas ramas del conocimiento que colaboran con la entidad en la recuperación de su cartera. En todo caso, esas entidades y personas estarán igualmente sujetas a las mismas obligaciones de confidencialidad en el manejo de la información a que está sujeta la entidad con las limitaciones legales impuestas por las leyes aplicables sobre la materia en Colombia.
14. Realizar la consulta y reporte de sus obligaciones como suscriptor, usuario, cliente o relacionado comercial a las centrales de riesgo crediticio.
15. Otras actividades relacionadas con el objeto social que necesariamente deben utilizar la información personal.
16. Compartir, incluyendo la transferencia y transmisión de sus datos personales a terceros países para los fines relacionados con la operación, de conformidad con el cumplimiento de los estándares fijados por la SIC sobre la materia.

VI. Derechos Del Titular

Usted como cliente o relacionado comercial, puede ejercer frente a la información que actualmente reposa en CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP, los siguientes derechos:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.
3. Ser informado por CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.
5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la SIC haya determinado que en el Tratamiento de la información CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP ha incurrido en conductas contrarias a Ley y a la Constitución.
6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

VII. Obligaciones

Obligaciones de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

Deberes de los funcionarios designados para el tratamiento de la información.

1. Garantizar al Titular, en todo tiempo. el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
3. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.
4. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
5. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley.
6. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.
7. Registrar en la base de datos las leyenda «reclamo en trámite» en la forma en que se regula en la Ley 1581 de 2012.
8. Insertar en la base de datos la leyenda «información en discusión judicial» una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.
9. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
10. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
11. Informar a la SIC cuando se le presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
12. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la SIC.

VIII. Atención De Peticiones, Consultas, Quejas, Reclamos Y Recursos

Área responsable

CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP a través de las distintas dependencias, atenderá todas las peticiones, consultas quejas, reclamos y recursos del titular de la información, relacionadas con los derechos establecidos en la Ley para conocer, actualizar, rectificar y suprimir o revocar la autorización que había otorgado a CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP frente a sus datos personales.

Procedimiento para el ejercicio de los derechos

Los titulares ejerciendo sus derechos podrán realizar peticiones, consultas quejas, reclamos y recursos a través de los siguientes mecanismos:

• Envío de correo electrónico a hduran@caudalesdecolombia.com.co
• Comunicación telefónica al teléfono (57) (1) 390 40 30 – 619 55 03.
• Directamente en oficinas de CAUDALES DE COLOMBIA S.A.S. ESP: Carrera 13A No. 98-21 Of.504 en Bogotá D.C., en los horarios de atención.

IX. Normatividad Vigente

Esta Política de Tratamiento de la Información, se rige bajo lo estipulado en la Ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas que las modifiquen.

X. Vigencia

La presente política entra en vigencia a partir del 1 de junio de 2017.